ثقافة الطوابع: يواجه العمل عن بعد عقبة جديدة وسط فيروسات التاجية

مع اعتماد المزيد والمزيد من الشركات للعمل عن بعد وسط انتشار الفيروس التاجي الجديد ، لا يزال بعض العمال بحاجة إلى الذهاب إلى المكاتب فقط لوضع الطوابع الرسمية على المستندات - وهي مخصصة حصريًا لثقافة الشركات اليابانية.

"آتي إلى المكتب كل أسبوع لختم المستندات. واشتكت امرأة عملت مع شركة تصنيع كبرى في طوكيو إنها مضيعة للوقت.

في حين قدمت الشركة العمل عن بعد في أوائل شهر مارس ، تحتاج المرأة البالغة من العمر 40 عامًا إلى الحضور إلى المكتب مرة أو مرتين في الأسبوع ، مع ركوب قطار لمدة 30 دقيقة في كل اتجاه فقط للحصول على طوابع رئيسها في استمارات طلبها. التسجيل للنفقات.

وبطبيعة الحال ، يدخل رئيسك في العمل أيضًا المكتب لإعطاء هذه الوثائق وغيرها ختم الموافقة. بشكل عام ، يعمل الرئيس في المكتب من ثلاثة إلى أربعة أيام في الأسبوع.

على الرغم من أن المرأة يمكنها ملء استمارات الطلب تقنيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بها ، يجب على العمال طباعتها وختمها وإرسالها. يجب أن يتم ختم كل وثيقة من قبل خمسة أشخاص ، بما في ذلك لها ورئيسها ومحاسب.

تشمل بعض الجوانب الإيجابية للعمل عن بعد عدم الحاجة إلى ركوب قطار مزدحم وقلة السفر من وإلى مكتبها. لكنها تعتبر ثقافة الفقمة الرسمية مضيعة للوقت وتقول: "العمل عن بعد يهدف إلى تقليل خطر الإصابة (بالفيروس التاجي الجديد). آمل أن يتم إزالة هذه العادات القديمة ".

وقد أثيرت نفس المشكلة خلال اجتماع عقد في أوائل مارس من قبل مجموعة من الشركات في منطقة العاصمة طوكيو التي تروج للعمل عن بعد.

وقالت أي هاماموتو ، مسؤولة العلاقات العامة في فينشر ريبابليك ، التي تدير موقعًا إلكترونيًا لمقارنة السفر في طوكيو ، إنها بحاجة أيضًا إلى الحضور في مكتبها مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.

"يجب أن ندخل المكتب عندما نحتاج للحصول على ختم ممثل الشركة في وثائق مثل العقود. على الرغم من أنه يمكننا إبرام عقود إلكترونية مع بعض العملاء ، لا تزال هناك بعض الشركات الكبيرة والحكومات المحلية التي تتطلب عقودًا ورقية.

في الاجتماع ، تم تقديم مثال عن شركة قامت برقمنة 70٪ من عقودها ، مما قلل من استخدام الطوابع قدر الإمكان. تستخدم شركة Mofmof ، وهي شركة تطوير برامج مقرها في طوكيو ، خدمة العقود الإلكترونية "Cloudsign" منذ عام 2015. يقوم مستخدمو النظام بتحويل عقودهم إلى تنسيقات PDF والتواصل مع عملائهم عبر البريد الإلكتروني.

"يستغرق إعداد عشرات المجموعات من وثائق العقود كل شهر في المتوسط. وقالت آنا تاكاناشي ، مسؤولة العلاقات العامة في mofmof ، إنه على الرغم من أنه لا يزال لدينا عقود ورقية ، فإن تقدم العقود الإلكترونية لم يعف من مشكلة الختم والطباعة ، مما وفر من خمس إلى 20 ساعات. "يقول البعض في شركتنا أنه يجب علينا تحصيل عمولات للعملاء الذين يطلبون عقود ورقية."

وفقًا لمسح أجري على 111 عاملاً عن بُعد أجرته شركة Paperlogic Co. ، وهي شركة مقرها طوكيو تقدم أنظمة لمسح الكتب والعقود ، كان التحدي الأكثر شيوعًا بشأن العمل عن بُعد هو "صعوبة الاتصال مع الآخرين ". تليها "الختم".

وجد استبيان نوفمبر 2019 ، الذي استهدف 111 من العاملين في المكاتب الذين يستخدمون الطوابع في جميع المعاملات والاتفاقات ، أن حوالي 70 ٪ من المجيبين اعتبروا استخدام الطوابع "مرهقًا". في حين أيد البعض الطوابع ، قائلين إنها "تمثل الكرامة" ، أراد نصف من أجريت معهم المقابلات التحول إلى العقود الإلكترونية ، مشيرين إلى أسباب مثل تناقص دور الطوابع كوسيلة للتحقق.

من الناحية القانونية ، يمكن الآن مسح العديد من وثائق الشركات وفقًا لقانون الحفاظ على الكتب الإلكترونية والمستندات المطبقة في عام 1998 وما يسمى بقانون المستندات الإلكترونية الذي تم تنفيذه في عام 2005 ، والذي يسمح بالحفاظ على أجهزة الكمبيوتر من المستندات التي يجب الاحتفاظ بها بموجب القانون . تغطي هذه القوانين حوالي 90٪ من وثائق الشركات المطلوب الاحتفاظ بها ، مثل العقود وتقارير الأعمال.

وفقا لمسؤول تسويق Paperlogic هيروشي تاجيما ، سمح التشريع للعديد من الوثائق باستخدام نظام التوقيع الإلكتروني. في قطاع العقارات ، لم تعمل الرقمنة على زيادة كفاءة العمل فحسب ، بل خفضت أيضًا من تكلفة الطوابع التي يجب إرفاقها بالمستندات الورقية.

"حتى إذا حاولت شركة الترويج للرقمنة ، فإنها تواجه عقبات عندما لا يظهر شركاؤها التجاريون الفهم. قال تاجيما: "نأمل أن يؤدي انتشار العمل عن بعد إلى زيادة وعي الشركات بمزايا الرقمنة".

مصدر: ماينيتشي // اعتمادات الصورة: محمل بالصور

0 0 تصويت
تقييم المادة
اشتراك
إخطار
ضيف

يستخدم هذا الموقع Akismet لتقليل المحتوى غير المرغوب فيه. تعرف على كيفية معالجة بيانات تعليقاتك.

0 تعليقات
التقيمات المضمنة
عرض جميع التعليقات